Antes de contarles nuestra experiencia con software para administrar proyectos, quiero introducir el tema de los “procesos”.
Así como los doctores aprenden sobre el cuerpo humano y los abogados sobre leyes, los ingenieros estudian procesos. La experiencia me ha dicho que ésto los pone en ventaja cuando se trata del emprendedurismo, pues saber de procesos es la mitad del camino. Voy más allá, hasta los artistas los necesitan, vean esta entrevista que hace Juan Carlos Ampie al pintor nicaragüense Omar D’León. Verán como describe su proceso, que no tiene nada que ver con sensibilidad artística.
Estos procesos a veces se llaman “know-how” y valen más que la empresa. Cuando son muy buenos se convierten en franquicias (en combinación con una marca). Lo que quiero decir es que los procesos son importantes. Y cualquiera que busque el éxito debe estar constantemente buscando como crearlos y luego mejorarlos.
Así fue que llegamos al software para administrar proyectos, el cual en nuestro caso era también una herramienta para reforzar nuestros procesos y eventualmente mejorarlos.
El primero que probamos fue el más popular, Basecamp. No nos gustó (sobre todo el precio) y nos decidimos por Intervals.
En Intervals no duramos mucho, a pesar de haber visto todos los videos de entrenamiento y leer gran parte de los manuales. Antes de los 6 meses volvimos al correo electrónico como principal forma de comunicación interna, la cual siempre ha sido eficiente, pero no ayuda en nada con los procesos.
Casi un año después oímos de Asana. El programa que usaban los de Facebook internamente para administrar sus proyectos y que con la separación de sus creadores, lo estaban lanzando al público en beta. Conseguimos una invitación y comenzamos a usarlo casi inmediatamente.
Realmente fue un cambio. Definitivamente que se notaba la influencia post Facebook.
Una de las ventajas de Asana es su simplicidad. Tanto la interfaz, como sus funciones son extremadamente básicas si las comparamos con el resto de programas de este tipo. Ellos lo saben y no están dispuesto a cambiar. Por esa razón después del año de uso, buscamos una alternativa más completa.
@webbasica sorry to hear you outgrew us. what was it that you couldn't do with asana?
— Asana (@asana) September 24, 2011
Así hallamos Wrike, el sistema de gestión de proyectos más completo de Internet. Según nosotros. Pero es que Wrike lo tiene todo. Gracias a él encontramos docenas de deficiencias en nuestros procesos. Logramos identificar nuevas formas de trabajo y supimos finalmente dónde estaban los cuellos de botella. Cuando nuestra empresa más lo necesitaba, Wrike supo proveer. Definitivamente recomiendo la inversión para empresas medianas, buscando como mejorar sus producción.
Con el cambio de Webbasica a Listo Marketing, nuestras necesidades cambiaron nuevamente y tomamos la decisión de volver a Asana. Nuestro equipo es más pequeño y la experiencia de años nos permite quitarle las rueditas de apoyo a la bicicleta. Para explicarlo mejor, les dejo una respuesta que publiqué en Quora hace algunos días ante la pregunta “Por qué Asana es más popular si Wrike tiene muchas más funciones”:
«Como usuario de ambos servicios (asana primero, luego Wrike y ahora de vuelta Asana), creo que puedo poner mis “2 centavos” (aporte).
¿Cuán grande es tu equipo?
Asana es gratis hasta 30 miembros.
Wrike tiene un paquete gratis, pero muy simplificado de 5 usuarios.
¿Cuán avanzados son tus procesos de producción?
Wrike tiene todo lo que necesitas si sos un geek de los proceso (Gannt, registro de tiempo, múltiples informes, reporte de carga de trabajo y un gigante etc).
Asana tiene una lista básica de tareas, que a lo sumo permite ser filtrada.
Debo decir que Asana fue una gran mejoría sobre el estilo web 1.0 de BaseCamp. Pero entonces, cuando nuestro equipo creció, supimos que necesitábamos características adicionales para mejorar nuestros procesos internos de producción. Contratamos Wrike durante un año.
En ese año nos dimos cuenta de que no estábamos haciendo lo que más nos gusta, así que cambiamos nuestra empresa anterior y comenzamos una nueva con menos gente y menos servicios. Así fue como Asana se convierte en nuestra mejor opción. Otra vez.»
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